ANALISA PENGARUH SUMBER DAYA MANUSIA ATAS SISTEM INFORMASI HOTEL

Semenjak dicanangkan nya visit Indonesia year di tahun 1993 dengan tema Environment Year (Lingkungan Hidup), industry pariwisata semangkin menunjukkan kemapanannya sebagai bagian penting penyumbang APBN selain sektor Migas (Minyak Dan Gas). Saat ini para pelaku pasar pariwisata melihat potensi bukan hanya industry pariwisata yang menjual keindahan dan panorama alam, melainkan juga melakukan transaksi bisnis di daerah tertentu, yang lebih dikenal dengan The meetings Industry, atau MICE (Meeting, Intensive, Convention dan Event). 

Berdasarkan hasil survey dan analisa pengaruh sumber daya manusia atas sistem informasi di salah satu hotel di jakarta didapati hal-hal berikut:

Dalam perjalanannya Hotel XYZ seluruh aktivitas sumber daya manusia dalam menjalankan visi dan misi organisasi dilandasi dengan sistem, dalam bentuk order yang disebut dengan guest service request dan menyimpannya dalam database untuk keperluan lain. Dalam melakukan observasi, terlebih dahulu peneliti membagi record yang dihimpun menjadi 3(tiga) bagian besar, yang disebut sebagai  ID, yang menggambarkan kode permintaan pelayanan. Adapun 3(tiga) ID tersebut adalah; (1)A adalah record yang menampung permintaan pelayanan berupa penginformasian atas penggunaan fasilitas sistem informasi didalam lingkungan hotel, (2)B adalah record yang menampung kesulitan / kegagalan tamu dalam menggunakan fasilitas sistem informasi  yang disebabkan media / tools tamu yang digunakan tidak compatible / rusak / keterbatasan rights, dan (3)C adalah record yang menampung kegagalan sistem informasi berjalan sebagaimana mestinya. Ada pun kompenen didalamnya adalah provider penyedia jasa bandwidth, electricity,cabling, access point, atau terjadi nya kerusakan perangkat secara mendadak dan bersamaan sehingga tidak dimungkinkan di alihkan dengan backup yang ada. Dalam kasus ini, pemenuhan keinginan tamu atas pelayanan hanya bisa dilakukan oleh sumber daya manusia dengan cara :

1. Ber interaksi dengan tamu melalui telpon kamar dengan meng guide untuk melakukan tindakan yang harus dilakukan, 
2. Penginformasian atas besar tagihan yang akan di bebankan pada tamu,  dan 
3. Penginformasian atas fasilitas dari tamu sesuai perjanjian sebelum tamu tersebut berada di hotel.

Sedangkan urutan kedua adalah 1101 Record atau mencapai 15.97%, artinya sumber daya manusia yang incharge diharuskan memahami dan mampu mengambil langkah cepat untuk menanggulangi communication failure yang terjadi. Berikut adalah beberapa saran yang diharapkan dapat berguna bagi pemilik hotel di Jakarta dalam memilih dan menerapkan sistem yang sejalan dengan penerapan teknology informasi pada sistem informasi dalam menjalankan usahanya : 

1. Kemampuan sumber daya manusia dalam mengenal sistem operasi yang digunakan tamu dengan format yang berbeda – beda sangat menentukan hasil akhir.
2. Kemampuan sumber daya manusia dalam memahami perangkat technologi informasi yang di gunakan untuk menunjang sistem informasi penyediaan layanan sistem informasi sangat berpengaruh pada kesiapan ketika sistem terjadi downtime.
3. Pelatihan secara berkala atas pergantian sistem hasil dari tuntutan zaman menjadi prioritas pertama dalam mendapatkan sumber daya manusia yang compatible dalam berbagai situasi dan kondisi.
4. Kestabilan jalannya kinerja sistem informasi dalam mengakomodir keperluan transaksi bisnis di lokasi yang memiliki infrastructure yang kurang menunjang perlu diperhatikan dan disingkapi dengan penempatan sumber daya manusia yang bisa mengalihkan kekurangan tersebut menjadi suatu kelebihan. Sejalannya sistem informasi dengan kemampuan sumber daya manusia yang sudah terlatih merupakan kunci mutlak untuk mencapai tujuan organisasi. 

Terima kasih
Steeve Haryanto Souw
Kelapa Gading, 13 October 2013

ANALISA PENERAPAN SYSTEM PADA HOSPITALITY INDUSTRY

Property management system sering disingkat sebagai PMS. PMS merupakan suatu applikasi yang sering digunakan di perhotelan di dunia. Menggeliatnya industry pariwisata di Indonesia mendorong beberapa company local berusaha untuk bermain didalam business tersebut. Dimana saat ini masih dibanjiri dan sudah menjadi raja adalah company dari luar negeri. Seolah menyatakan bahwa company local Indonesia kurang dilirik oleh pasar dalam negri dalam pengadaan system perhotelan. Sungguh aneh memang, ketika kita jumpai, para lulusan sarjana informatika begitu mem bludak dan banyak karya ilmiah sering di gelar serta ditambah pula dengan begitu besarnya antusias masyarakat untuk bisa menyekolahkan anak – anak mereka ke fakultas system informasi dengan harapan agar bisa ber wirausaha atau bekerja untuk company pembuat perangkat lunak.

Dalam peng implesikan sebuah system dalam suatu organisasi tidak pernah lepas dari beberapa factor untuk mendukung berjalan dengan baiknya system tersebut dan penulis mencoba merangkum nya menjadi dua factor penting yang harus di pahami antara lain:

1. Faktor Sumber daya manusia, artinya ketika suatu system di terapkan, sumber daya manusia yang berada di organisasi tersebut harus mau tidak mau mematuhi jalan nya system, hal ini yang terkadang sulit diterapkan di Negara kita. SDM masih bisa mengkontrol system sementara yang seharusnya terjadi adalah SDM dikontrol oleh system. Pembinaan dari SDM untuk sadar system, rasanya seperti memaniskan air laut, hampir tidak mungkin terjadi tetapi masih ada harapan untuk bisa diwujudkan, baik dengan cara regular training atas makna ber organisasi teratur sampai dengan tertibnya kita dalam meng akomodir masalah.
2. Faktor financial, artinya ketika suatu system di terapkan, keuangan sebuah organisasi haruslah diperhitungkan dengan matang, karna tidak ada gading yang tidak retak, begitu juga dengan system, kita harus siap dengan perubahan, dimana setiap kali ada iklim organisasi berubah, baik dari segi main core businessnya sampai dengan perhitungan rugi laba suatu perusahaan, maka organisasi harus siap meng upgrade atau memodifikasi system yang ada, agar tetap relevan dan upto date.

Dua factor diatas, tidak lah meng ikat, dimana dua factor diatas merupakan pengejawantahan dari pengalaman penulis semata, dan bukan menjadi suatu acuan. Regenerasi dua factor diatas, akan menimbulkan factor – factor yang tidak kalah pentingnya untuk bisa menunjang system yang berjalan.

Banyak nya company luar yang ada menurut penulis karna mereka mampu menempatkan dua factor diatas menjadi suatu traces dalam menempatkan dirinya sebagai company yang layak menjadi provider dari system yang diterapkan di organisasi.   Dan seperti kita ketahui bahwa ketika suatu company yang menerapkan sebuah system untuk mengakomodir data yang ada menjadi suatu kesatuan wadah, mereka tidak segan-segan mengeluarkan kocek yang luar biasa besar baik dari pengadaan perangkat IT sampai dengan pengembangan SDM. Sudah pastinya maintenance costnya terbilang cukup mahal ditambah lagi konversi mata uang yang sangat variatif.

Kebijakan untuk mempercayakan implementasi dari system untuk suatu organisasi hospitality industry, biasanya dipegang oleh seorang EDP manager atau IT Directur tetapi tidak menutup kemungkinan bahwa penerapan kebijakan tersebut di dukung bukan hanya dari stabilitias system tersebut melainkan juga seberapa besar human resources (baca: pasar SDM) yang memahami system tersebut. Seperti contohnya beberapa akademis menerapakan suatu mata pelajaran yang khusus untuk mempelajari dan mendalami serta mengenalkan bagaimana system tersebut running. Kita ambil contoh System Opera dari Micros Fidelio.Hampir diseluruh akademi pariwisata diperkenalkan dan diajajarkan bagaimana system tersebut running.

Micros Fidelio sebagai suatu company yang ada di Indonesia merupakan perusahaan asing yang berbasis business pengadaan system PMS untuk hospitality industry. Untuk waktu dari masuknya Micros Fidelio ke Indonesia khusus nya Jakarta, penulis tidak mendapatkan informasi yang akurat. Berdasarkan pengalaman penulis, sudah sepuluh tahun lebih incharge di IT Department hotel, micros Fidelio sudah ada, dan sudah meluncurkan berbagai type dari system. Dan beberapa waktu yang lalu penulis melakukan survey atas system tersebut di bilang an Jakarta, dan penulis mendapatkan angka yang menajubkan dimana dari 34 Hotel berbintang yang ada, sebanyak 20 hotel berbintang mempercayakannya pada organisasi tersebut diatas atau sekitar 6.8% dari 34 Hotel.

No.	PMS Name	TOTAL
1	Opera	20
2	Galaxy	1
3	Springler-Miller System	1
4	Rhapsody	5
5	Maxial	2
6	Visual One	1
7	Ephitom	2
8	Power Pro	1
9	Fidelio	1

Dari data tersebut diatas penulis mengambil kesimpulan bahwa :

1. Penerapan system , tidak lagi di ukur dari seberapa banyak fasilitas yang ada. Melainkan di ukur dari seberapa stabil jalannya system. 
2. Perbedaan antara buatan local dan luar tidak menjadi suatu keadaan yang signifikan dalam menerapkan system selama customer service 24 Jam bisa memberikan problem solving yang akurat. Sebagai contohnya PMS dengan Merk Rhapsody, merk tersebut adalah di rilis oleh Realta Chakradharma, yang ber domisili di Jakarta (http://www.realta.co.id/new/index.php) dan dari hasil survey diatas, didapati mampu menggrab 5 hotel ber bintang, atau 1.7% dari 34 Hotel.
3. Kemudahan system dalam pengoperasiannya oleh SDM yang sudah terlatih merupakan kunci tersendiri untuk menunjang penerapan system, human error bisa dihindari sehingga system failure pun dalam mengkalkulasi data yang ada semangkin kecil jumlahnya.

Terima kasih
Steeve Haryanto Souw
Senayan, 24 June 2013